Waarom een extern vertrouwenspersoon verschil maakt op de werkvloer

In elke organisatie zie ik mooie dingen gebeuren: collega’s die samenwerken, elkaar helpen en samen iets willen neerzetten. Maar ik kom ook de andere kant tegen. Situaties waarin iemand zich niet fijn voelt door pesterijen, opmerkingen die te ver gaan, een conflict dat vastloopt of twijfel of iets nog wel eerlijk of veilig is. Dat zijn onderwerpen waar mensen niet makkelijk over praten. Vaak hoor ik dat medewerkers bang zijn dat hun melding verkeerd wordt opgevat, dat het invloed heeft op hun positie of dat er toch niets mee gedaan zal worden. Daardoor houden veel mensen hun zorgen liever voor zichzelf.

Juist dan is het waardevol dat er iemand van buitenaf beschikbaar is. Als extern vertrouwenspersoon sta ik helemaal los van de organisatie. Ik heb geen banden, geen belangen en geen rol in het dagelijks werk. Dat maakt het voor medewerkers vaak een stuk makkelijker om hun verhaal te doen. Ze weten dat ik er alleen voor hen ben, dat ik zonder oordeel luister en dat alles wat ze zeggen veilig is.

Wanneer iemand bij mij terechtkomt, begint het meestal met ruimte maken: “Vertel maar.” Soms gaat het om het ordenen van gedachten, soms om begrijpen welke opties er zijn. Niet alles hoeft officieel te worden. Soms is een gesprek genoeg om weer lucht en grip te voelen. In andere situaties kijken we samen welke stappen passend zijn. Ik merk dat problemen daardoor vaak eerder bespreekbaar worden, voordat ze groter en ernstiger worden. Dat geeft niet alleen rust voor de medewerker, maar helpt ook de organisatie vooruit.

Wat organisaties waardevol vinden, is dat ik verder kijk dan losse situaties. In de gesprekken die ik voer zie ik patronen ontstaan. Natuurlijk blijft alles volledig anoniem, maar die signalen helpen om inzicht te krijgen in wat er binnen een organisatie leeft. Soms raakt dat aan cultuur, soms aan communicatie, soms aan werkwijzen die onbedoeld onveiligheid veroorzaken. Op basis daarvan kan ik meedenken over het verbeteren van beleid, het geven van voorlichting of het voeren van verdiepende gesprekken. Die preventieve rol is misschien wel het onderdeel waar ik de grootste impact zie: het helpt organisaties om niet alleen problemen op te lossen, maar vooral om ze te voorkomen.

We gaan naar een tijd waarin het hebben van een vertrouwenspersoon waarschijnlijk verplicht wordt voor bijna alle organisaties. Toch zie ik dat steeds meer werkgevers hier nu al bewust voor kiezen. Niet omdat het moet, maar omdat het iets zegt over hoe ze met hun mensen willen omgaan. Medewerkers voelen dat. Een organisatie die een extern vertrouwenspersoon inschakelt, laat zien:
“Wij nemen dit serieus. Jouw veiligheid en jouw verhaal doen ertoe.”

Voor mij is een extern vertrouwenspersoon daarom zowel een vangnet als een kompas. Een vangnet voor medewerkers die even niet weten waar ze terechtkunnen. En een kompas voor organisaties die willen bouwen aan een cultuur waarin mensen zich veilig, gehoord en gerespecteerd voelen. Uiteindelijk willen we allemaal een werkomgeving waar je kunt zeggen wat gezegd moet worden, zonder angst maar met steun en precies daaraan draag ik graag bij.